Come ridurre i costi di un’azienda, qualche consiglio

Un’azienda, di qualsiasi tipo essa sia, presenta una serie di costi di vario tipo. Questi rappresentano un aspetto importante della gestione aziendale; per questo devono essere tenuti sotto controllo, per non mettere a repentaglio la stabilità economica e finanziaria dell’impresa. In altre parole, se i costi complessivi risultano eccessivi, è necessario mettere in atto tutte le misure utili ad implementare una riduzione dei costi aziendali.

• Importante rivolgersi ad esperti

La gestione dei costi di un’azienda non è un’operazione semplice e per questo va affidata a figure esperte e competenti. Il motivo è semplice: le variabili da tenere in considerazione sono tali che non possono essere gestite ed analizzate da chi non ha adeguata preparazione tecnica e professionale: ridurre i costi non significa semplicemente spendere meno soldi ma piuttosto vuol dire analizzare una situazione di squilibrio nell’utilizzo delle risorse economiche, individuarne le cause e approntare tutte le misure strategiche che riportino la voce “costi” nel suo complesso al di sotto della soglia di sopportazione dell’azienda. Poiché questo processo strutturato può avere un impatto anche significativo sull’economia complessiva dell’azienda va programmato in maniera dettagliata, tenendo in considerazione la situazione iniziale e l’obiettivo da raggiungere. La riduzione dei costi passa quindi attraverso una serie di valutazioni tecniche che solo un esperto può effettuare in modo preciso e puntuale, individuando gli interventi da effettuare a breve, medio e lungo termine.

• Costi fissi e costi variabili

In linea generale, esistono due tipi di costi, quelli fissi e quelli variabili. I primi restano costanti nel tempo, i secondi possono variare – anche sensibilmente – al modificarsi di determinate condizioni.

I costi fissi di un’azienda possono essere rappresentati da:

• stipendi di dipendenti e dirigenti;
• canone di locazione di uffici e strutture utilizzate dall’azienda;
• noleggio di mezzi di trasporto, macchinari e attrezzature specializzate;
• l’ammortamento dei beni strumentali (se impostato a quote fisse).

Tutte queste voci di spesa possono essere tenute ‘sotto controllo’, ossia quantificate preliminarmente e affrontate secondo un programma ben preciso; i contratti di locazione e noleggio, ad esempio, possono essere stipulati a lungo termine, così da poter calcolare con largo anticipo il costo complessivo dei locali e dei mezzi.

Possono rappresentare costi variabili quelli sostenuti dall’azienda per:

• premi di produzione;
• l’imposta sul valore aggiunto;
• interventi di manutenzione dei macchinari o di ristrutturazione di locali e uffici;
• utenze e carburanti;
• investimenti di vario tipo.

Le voci sopra elencate rappresentano tutti i costi che l’azienda, per un motivo o per l’altro, non può pianificare. L’IVA, ad esempio, dipende dal volume del fatturato che, a sua volta, dipende dall’andamento del mercato e dal ‘rendimento’ dell’azienda stessa (produttività, competitività e altro). Manutenzione e ristrutturazione sono costi variabili anche se preventivabili: non tutti i macchinari necessitano dei medesimi interventi né questi sono programmabili (a meno che non si tratti di manutenzione ordinaria prefissato entro un determinato lasso di tempo); allo stesso modo, è possibile fissare arbitrariamente una ristrutturazione ma di certo tale esigenza non si presenterà con cadenza regolare. Gli investimenti sono ‘costi fissi’ ma hanno una natura variabile: un’azienda li pianifica spesso su base pluriennale con quote annuali variabili (crescenti o decrescenti); la consistenza di ogni quota può essere modificata in base a contingenze di mercato o di settore.

In genere, una strategia di contenimento o riduzione dei costi aziendali interviene principalmente su quelli variabili, nell’ambito di un più ampio piano di azione che si sviluppa in una serie di step successivi:

• individuare ed analizzare i costi, sia fissi che variabili;
• individuare le discrepanze tra il budget aziendale e i costi quando questi ultimi risultano superiori al primo.

Sulla base di questi dati, è possibili pianificare gli interventi che portano alla contrazione dei costi; tra questi i più efficaci sono:

• outsourcing (affidare ad un’azienda esterna specializzata una o più fasi di produzione);
• eliminazione delle attività non redditizie e degli sprechi;
• ottimizzazione della manodopera, dei materiali, dei macchinari e dei metodi.

 

• Investimenti tecnologici

I macchinari e le attrezzature (più in generale, i cosiddetti ‘beni strumentali’) rappresentano uno dei cardini dello svolgimento dell’attività di qualsiasi genere di azienda. In gergo tecnico vengono definiti asset o risorse e rientrano nel novero dei fattori che possono incidere sui costi aziendali in vario modo.

L’acquisto di attrezzature e macchinari rappresenta un costo che può essere sia fisso che variabile; se il bene viene pagato in un unica soluzione, il costo sarà fisso per l’anno contabile entro il quale viene registrata la spesa mentre se il bene viene ammortizzata la cifra fissa può essere messa a bilancio anno per anno o in parti uguali o in percentuali differenti. In ogni caso, l’azienda che acquista dei macchinari per le proprie linee di produzione da un lato sostiene un costo (il prezzo al quale compra il bene strumentale) dall’altro fa un investimento. Se, per esempio, con l’acquisto di un nuovo macchinario l’impresa aumenta la propria produttività, la spesa sostenuta verrà contrastata dall’accresciuto volume di produzione.

Questa operazione si può ottimizzare scegliendo macchinari o apparecchiature tecnologiche di seconda mano, di quelle che vengono messe in vendita per mezzo delle aste giudiziarie. In tal senso il web offre numerose opportunità grazie alle aste digitali gestite da portali specializzati come Logic Bid dove, oltre a poter cercare il bando d’asta che meglio soddisfa le proprie esigenze, l’utente può reperire informazioni di vario genere inerenti all’attività d’impresa.

Per quanto riguarda le aste online, esse presentano una serie di vantaggi significativi anche per quanto concerne il contenimento dei costi. Acquistare una strumentazione o un macchinario usati consente di ottimizzare le risorse a disposizione realizzando un buon margine di risparmio; le risorse non investite possono essere convogliate in altri comparti dell’azienda. Il meccanismo di svolgimento di aste di questo tipo è molto semplice: anzitutto serve registrarsi sul sito, inserendo sia i dati personali dell’utente sia il nome dell’azienda che verrà riportato in fattura in caso di aggiudicazione dell’asta. Una volta completata la fase di registrazione, è necessario individuare l’asta alla quale si intende partecipare; fatte le valutazioni del caso (rapporto tra qualità e prezzo, compatibilità dell’articolo con la destinazione d’uso), l’utente può procedere alla formalizzazione dell’offerta: si consiglia, prima di inoltrare la propria proposta in via definitiva, di prendere visione delle condizioni di partecipazione alla gara imposte dal sito che gestisce l’asta, specie nel caso in cui sia previsto il pagamento di una caparra o di un deposito cauzionale.

Dopo aver inviato l’offerta, l’utente dovrebbe ricevere un messaggio di conferma all’indirizzo di posta elettronica inserito in fase di registrazione. Se tale comunicazione non dovesse pervenire, è possibile che la cifra dell’importo non sia stata digitata nel modo corretto oppure non abbia superato il prezzo di riserva imposto dal venditore.